閱批件未及時(shí)找到，險(xiǎn)遭離職：?jiǎn)T工能否高效工作，一看辦公桌便知

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上周發(fā)生的一件事，讓職員小趙現(xiàn)在想起來(lái)還心有余悸。

那是上周五下午，按公司例行規(guī)定，全體中層以上領(lǐng)導(dǎo)干部要在周末前一天進(jìn)行大交班。會(huì)上各部門(mén)負(fù)責(zé)人要進(jìn)行一周的工作匯報(bào)，發(fā)言時(shí)間不少于3分鐘，內(nèi)容要用數(shù)據(jù)與事實(shí)說(shuō)話(huà)，不講客套話(huà)。

根據(jù)這一要求，職員小趙將含有詳細(xì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的匯報(bào)材料交至部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)張經(jīng)理那里后，便繼續(xù)忙其他工作了。

沒(méi)過(guò)多長(zhǎng)時(shí)間，張經(jīng)理便打來(lái)了電話(huà)，讓小趙將他所指定的大領(lǐng)導(dǎo)簽完的閱批件拿給他，匯報(bào)工作時(shí)要用。

“好的，好的，馬上送到?！边@邊小趙答應(yīng)著，那邊立馬開(kāi)始尋找張經(jīng)理要的那份閱批件。

誰(shuí)知找到大概10多分鐘還是未能找到，眼瞅著會(huì)議馬上就要開(kāi)始了，看到張經(jīng)理從微信發(fā)來(lái)3個(gè)“快！快！快！”的文字，小趙額頭已經(jīng)開(kāi)始冒汗了。

“這不在這兒?jiǎn)?？”幸好旁邊的小劉，也伸手過(guò)來(lái)幫忙，并在最底下的抽屜里發(fā)現(xiàn)了那份閱批件。

就這樣，總算躲過(guò)一“劫”。但事后張經(jīng)理對(duì)小趙的辦事效率提出了嚴(yán)肅批評(píng)，指出如果再因這樣的事情出現(xiàn)問(wèn)題，造成嚴(yán)重影響就得按公司規(guī)定做辭退處理。

職場(chǎng)里，或許你也會(huì)遇到這樣一種看似很怪的現(xiàn)象：平時(shí)不想找的文件材料，總會(huì)時(shí)不時(shí)地出現(xiàn)，倘若真的想要找了，卻總是難以找到。

背后的真正原因，不在于文件資料自身長(zhǎng)腿而多善于躲藏，而是在于本人對(duì)于所屬文件資料、各類(lèi)物品的保管存諸執(zhí)念太深，總是在想，“萬(wàn)一哪天能用得上呢。”

從而對(duì)各種文件資料，各類(lèi)物品來(lái)者不拒，只做加法，不做減法，以致各類(lèi)文件資料、其他物品、零碎雜物等越積越多，從而出現(xiàn)了“想找找不到，不想找隨處冒”的情況。

降低了辦公效率，總是在一切都是亂糟糟的環(huán)境中東翻西找，使得個(gè)人的精力和時(shí)間都被毫無(wú)價(jià)值地浪費(fèi)掉了，且結(jié)果是臨時(shí)捉瞎，并以未找到要找的資料為最終結(jié)局。

與此同時(shí)，還非常容易增加辦公出錯(cuò)概率。比如，拿錯(cuò)文件、裝訂串頁(yè)等等，會(huì)因此而出現(xiàn)在自己的日常工作當(dāng)中。

更為糟糕的是，隨意放置的凌亂的東西，還會(huì)隨時(shí)分散你的注意力。一份放在你辦公桌上無(wú)關(guān)緊要的邀請(qǐng)函，都可能把你的注意力轉(zhuǎn)移掉。

那么，如何解決因辦公桌收拾不干凈而導(dǎo)致工作效率下降，出錯(cuò)概率增加這一問(wèn)題，需要把握好這4個(gè)原則，具體來(lái)講：

1.便捷化

要使辦公室整潔，辦公桌清爽，將個(gè)人辦公區(qū)先做一個(gè)整體規(guī)劃則是必要前提?？偟脑瓌t是格局清晰，便于拿取。一般來(lái)說(shuō)，整個(gè)個(gè)人辦公區(qū)，無(wú)非是辦公桌和抽屜兩大塊，

就辦公桌而言，辦公桌面大致分為左右兩個(gè)大區(qū)。

心理學(xué)中有一種NLP（神經(jīng)語(yǔ)言編程）的理論認(rèn)為，人們?cè)诨貞涍^(guò)去的事情時(shí)傾向于朝左看，而構(gòu)想未來(lái)的藍(lán)圖時(shí)，則傾向于朝右看。

據(jù)此，可以將已經(jīng)處理過(guò)的材料放在左邊，表示已經(jīng)完成；把能夠啟發(fā)思維的，計(jì)劃書(shū)、參考書(shū)等資料放在右手邊。

而對(duì)于正在給領(lǐng)導(dǎo)撰寫(xiě)的稿子，手頭需要上報(bào)的數(shù)據(jù)表格或者其他事務(wù)，則放在本人中間，以增強(qiáng)個(gè)人完成此項(xiàng)工作的緊迫感。

就抽屜而言，可以采取“常用置頂，非常用置下”的方式，將常用的，諸如，名片、閱批夾、簽字筆等物品可以放置第一層，其余按常用性由上至下依次放置。

對(duì)于抽屜內(nèi)部則可以用隔板或紙盒把抽屜再隔成不同的區(qū)域，如此會(huì)更加有秩序；而對(duì)于零碎物品可以先裝入透明微小型收納盒，再放入抽屜，便于隨手取用。

2.固定化

辦公過(guò)程中，或許會(huì)出現(xiàn)這樣一個(gè)場(chǎng)景，自己手里拿的物品，隨手一放，再想找到，就會(huì)變得相對(duì)困難，時(shí)常懷疑自己的記性出了問(wèn)題，實(shí)則是沒(méi)能將所屬物品加以固定化所致。

比如，一個(gè)紙巾盒一會(huì)到了桌面左邊，一會(huì)又到了桌面中間，再過(guò)一會(huì)兒到了右邊。幾次變換下來(lái)，你的桌面便會(huì)被搞得一團(tuán)糟。

為此，對(duì)于桌面上的常用辦公物品做到固定在桌面上伸手可及的某處，且一般不要超過(guò)3個(gè)，顯得非常必要。

比如電話(huà)，就固定在桌子的左上角，方便接聽(tīng)電話(huà)與進(jìn)行筆記記錄；工作筆記本，只放在桌子正中，低頭能看，拿起筆能寫(xiě)。領(lǐng)導(dǎo)簽閱過(guò)的重要文件更是要放置到抽屜或文件柜等固定位置，一經(jīng)確定不再更改。

當(dāng)你將辦公桌上那些容易在桌面上游走，侵蝕工作空間的東西被固定住之后，長(zhǎng)期堅(jiān)持下來(lái)，擺放有序，秩序井然的辦公桌面便會(huì)形成，你的注意力也會(huì)因此而變得更加集中，工作效率也會(huì)因此而得以大幅度提升。

3.精簡(jiǎn)化

越少，則越容易被聚焦。從事過(guò)桌面辦公的人員都會(huì)有這樣的體會(huì)，辦公桌上有什么，你的時(shí)間與精力就會(huì)投放在哪里，從而無(wú)形拉低你的工作效率。

比如，有的人習(xí)慣將愛(ài)看的書(shū)、雜志、報(bào)紙等放在桌面上，這些物品，不但將占據(jù)有限的工作空間，更會(huì)使拉走你的興趣，進(jìn)而使得你正式工作開(kāi)始的時(shí)間會(huì)因此而往后推遲，有時(shí)甚至?xí)诎雮€(gè)小時(shí)以上。

對(duì)此，對(duì)一些必要的需要認(rèn)真存放的資料，具體有3類(lèi)：

1）原件類(lèi)：各類(lèi)證書(shū)、正式文件、簽署協(xié)議等等，屬于僅此一份，復(fù)制無(wú)效那種，必須要妥善保管。

2）批示類(lèi)：主要在于領(lǐng)導(dǎo)的親筆批示，原汁原味，不可仿效，除具有管理效力，還意味著“尚方寶劍”，有著對(duì)抗效力，并且還可以成為憑證，用途很大。

3）借鑒類(lèi)：設(shè)計(jì)新穎精美的會(huì)議手冊(cè)、單位簡(jiǎn)介等等，具有唯一性與專(zhuān)屬性，對(duì)日后工作開(kāi)展與活動(dòng)組織，有著很強(qiáng)的參考借鑒的意義，也可以留存。

除上述必要資料，加以保留之外，其余完全可以予以清除。

最后，不要寄希望于各式各樣的收納盒、收納箱之類(lèi)的箱盒，將物品不經(jīng)選擇與甄別地悉數(shù)放進(jìn)去，看似桌面清爽了。實(shí)則，不叫精簡(jiǎn)，只能換個(gè)方式存放，也就屬于一種變相增加?？偭坎痪?jiǎn)，問(wèn)題就不會(huì)徹底得到解決。

4.電子化

就是能將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成電子版，盡可能做到電子化。既可以最大限度地壓縮物理存放空間，也便于利用電腦的搜索功能，方便文件資料的日后查找。

一是索取。假如手頭只有紙質(zhì)文檔，可以向材料提供方取得聯(lián)系，請(qǐng)求分享一下電子檔，一般情況下都會(huì)被允許，對(duì)于敏感的文件內(nèi)容，還可以加裝電子密碼，增強(qiáng)電子文檔的專(zhuān)屬性。

二是下載。很多資料信息，比如使用手冊(cè)、說(shuō)明書(shū)、法規(guī)制度等，完全可以從網(wǎng)上下載而來(lái)，沒(méi)有做保存的必要。若確需使用時(shí)，去網(wǎng)上找生產(chǎn)商、數(shù)據(jù)庫(kù)下載電子版即可。

三是掃描。這個(gè)主要是針對(duì)沒(méi)有電子檔的文件，可以采取掃描的形式加以存儲(chǔ)。尤其是對(duì)于對(duì)方遞過(guò)來(lái)的名片，推薦使用從手機(jī)應(yīng)用商店、軟件商店或應(yīng)用寶中下載各類(lèi)名片掃描軟件即可完成信息錄入。

當(dāng)你所擁有的文件資料，辦公用品還有其它閑雜物品，經(jīng)過(guò)一番“凈化”瘦身之后，關(guān)鍵還要堅(jiān)持每天下班前，利用一定量的時(shí)間，堅(jiān)持重復(fù)上述步驟，持續(xù)“凈化”，防止出現(xiàn)反彈。

堅(jiān)持一段時(shí)間，一旦成為習(xí)慣之后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)工作起來(lái)，心情開(kāi)始變得順暢，工作阻力也會(huì)變小，不少工作不再會(huì)因個(gè)別文件資料找不到、很難找而被你左推右推，造成拖延。

可以說(shuō)，辦公桌清爽，辦事也開(kāi)始變得很輕松。

結(jié)語(yǔ)

記得之前有位領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)過(guò)這樣一句話(huà)，他最欣賞部下做事的方式是這樣的：?jiǎn)柤澳臣虑?，他?huì)立刻找到相關(guān)文件；交給某件資料，他也會(huì)即刻做好相應(yīng)存檔，妥善處理，非常高效。

職場(chǎng)工作最重要的素質(zhì)從來(lái)都不是創(chuàng)造力，而是高效、精干、整潔的桌面及由此帶來(lái)的有條不紊、穩(wěn)步推進(jìn)的行動(dòng)

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作者：職路施語(yǔ)

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