6149字，15張圖，純干貨講透自律和時(shí)間管理應(yīng)該如何落地

溫馨提示：很多手機(jī)瀏覽器，比如百度app，都可以語音播報(bào)本網(wǎng)頁。方法打開本網(wǎng)頁之后，點(diǎn)擊 APP下方或上方"功能"按鈕，里面有一個(gè)"語音播報(bào)"按鈕，點(diǎn)擊即可收聽。

時(shí)間管理中有一個(gè)很核心觀點(diǎn)：重要的不在于你做了多少事情，而在于你是否把最重要的事情做到極致。有的人一生做了無數(shù)事情，卻依舊碌碌無為；有的人一輩子只做一件事，即使其他事情都一竅不通，他也比99%的人都成功。

現(xiàn)實(shí)生活中，很多人都處于高度忙亂的狀態(tài)，每天工作，加班，寫報(bào)告，做家務(wù)，帶孩子。但是一圈忙碌下來，又沒有什么成果。這里就是我們通常講的：“低價(jià)值的努力”,或者“瞎忙”。今天我們來一步一步具體拆解，怎么走出瞎忙的泥潭，高效的管理要事。

時(shí)間管理四象限矩陣，顧名思義，它是一個(gè)由X軸和Y軸組成的，包括四個(gè)象限的矩陣。這里的X軸代表了事情的重要程度，越往右代表著越重要。Y軸代表了事情的緊急程度，越往上代表越緊急。而X軸Y軸組成的四個(gè)象限，分別代表了重要緊急的事，重要不緊急的事，緊急不重要的事，不緊急不重要的事，如下圖所示：

通過這四個(gè)象限，你可以把你每天雜亂無章的事項(xiàng)進(jìn)行有序的歸類，篩選出更重要，更緊急，優(yōu)先級(jí)更高的工作和任務(wù)，并把主要的時(shí)間精力都集中在這上面。下面，我們就具體來看看這四個(gè)象限：

第一象限：重要且緊急

這個(gè)象限的任務(wù)，既重要又緊急。比如你有一場(chǎng)即將開始的演講，重大的項(xiàng)目談判，或者一個(gè)即將開始的工作會(huì)議。這些事情你既無法回避，也沒法拖延。必須優(yōu)先做，馬上做。

第二象限：重要但不緊急

有哪些是重要但是不緊急的事情呢？舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，比如你計(jì)劃堅(jiān)持每天學(xué)外語，比如你的自我提升計(jì)劃，比如你的副業(yè)創(chuàng)業(yè)計(jì)劃。這些事情都不緊急，但它們都是對(duì)于你很重要的事情，需要你有計(jì)劃，并且持續(xù)的投入時(shí)間去做。

第四象限：緊急但不重要

和第二象限完全相反，這類事情很緊急，但是不重要。比如，今天是商場(chǎng)打折的最后一天，你又正好想在這里買件衣服。這樣的事情往往價(jià)值都不高，但又需要迫切去完成。我的建議是，針對(duì)這樣的事，如果可以授權(quán)他人去完成是最好的，盡量把時(shí)間投資在第一象限和第二象限上。

另外，這個(gè)象限的事情具有一定的迷惑性，很容易和第一象限，既緊急也重要的事情混淆。因?yàn)樗o急的事實(shí)具有欺騙性，讓人們誤以為它們很重要，從而浪費(fèi)了我們大量的時(shí)間。那么，如果要對(duì)這兩個(gè)象限的事務(wù)進(jìn)行識(shí)別和區(qū)分，我們就需要建立標(biāo)準(zhǔn)。而標(biāo)準(zhǔn)的核心，就在于這件事是否重要，是否符合我們的價(jià)值觀，以及能夠給我們實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值觀，帶來實(shí)實(shí)在在的進(jìn)展。回到剛才那個(gè)例子，商場(chǎng)最后一天打折，這件事情緊迫的事實(shí)會(huì)給我們?cè)斐梢环N錯(cuò)覺，這很重要，需要馬上去辦。其實(shí)不然，因?yàn)樗鼘?duì)實(shí)現(xiàn)我們的價(jià)值觀事沒有什么幫助的。

第三象限：不緊急不重要

這個(gè)象限的事是和第一象限完全相反的。比如玩游戲，刷視頻，各種消遣娛樂，或者各種沒有價(jià)值的事。這是一個(gè)我們需要盡量走出來的象限。這個(gè)象限里的事，如果可以不做，那就不做。如果需要做，那就推遲做，或者授權(quán)他人去做。因?yàn)?，投入到個(gè)象限里面的時(shí)間不會(huì)產(chǎn)生價(jià)值，而時(shí)間，又是我們最稀缺，最頂級(jí)的奢侈品。

最后，四句話總結(jié)我們應(yīng)對(duì)時(shí)間管理四象限任務(wù)的策略：

第一象限的事，優(yōu)先解決馬上做；

第二象限的事，投資時(shí)間計(jì)劃做;

第四象限的事，授權(quán)他人減少做；

第三象限的事，推遲委托不要做。

如果一件事情遲早要做，而且能夠快速完成，那么立刻去執(zhí)行就是最高效的處理方式。一件事情立刻去解決只需要2分鐘，而事后去解決，你需要記錄，再計(jì)劃排程執(zhí)行，會(huì)用到5~6分鐘時(shí)間。就像俄羅斯方塊一樣，小事不斷堆積，會(huì)讓你壓力山大

它能幫你：及時(shí)清空大腦，減少事后追蹤，減少負(fù)擔(dān)，告別拖延，縮短待辦清單，防止遺漏，降低管理成本

艾維利時(shí)間管理法

故事還要從上個(gè)世紀(jì)說起。當(dāng)時(shí)的美國伯利恒鋼鐵公司，面臨著一系列焦頭爛額的問題，公司面臨破產(chǎn)的邊緣。為了解決問題，公司的總裁舒瓦普專門找到了時(shí)間管理專家艾維利進(jìn)行咨詢，詢問他應(yīng)該如何扭轉(zhuǎn)眼前的局面。

舒瓦普和艾維利進(jìn)行了半個(gè)多小時(shí)的交流，艾維利了解了總裁面臨的基本狀況。他拿出了一張白紙，讓總裁把他這一天要做的事，全部寫下來。作為鋼鐵公司的負(fù)責(zé)人，總裁每天可謂是日理萬機(jī)。他洋洋灑灑寫下了幾十項(xiàng)工作，把這張白紙寫得滿滿當(dāng)當(dāng)。

接下來艾維利告訴總裁，現(xiàn)在，從這些事情當(dāng)中，找出最重要的六件事情，并按照其重要程度，從1到6標(biāo)記出來。然后從第一件事開始做，并且只做這件事。直到把這件事做完，再開始下一件事，直到把六件事情都做完。不光今天要這么做，以后每天都要這么做。當(dāng)你覺得這樣的做法能夠給你帶來高效，你就把它推廣到你公司的員工身上。這個(gè)方法你想用多久，就用多久，你覺得它值多少錢，之后就給我多少。于是，兩個(gè)人半個(gè)小時(shí)的會(huì)議結(jié)束了。幾周之后，艾維利收到了一張價(jià)值2.5W美元的支票。而幾年之后，伯利恒也從一個(gè)瀕臨破產(chǎn)的小鋼鐵廠，變成了美國最大的獨(dú)立鋼鐵公司。

那么，要把艾維利時(shí)間管理法用到我們的生活中，具體應(yīng)該怎么去執(zhí)行呢？簡(jiǎn)答來說，可以分為下面這幾步：

01 列出一天的計(jì)劃清單

開始一天的行動(dòng)之前，寫下你這一天所有可能會(huì)做的事，為什么要把所有的事情整理成清單呢？因?yàn)槟阋谧畲蟪潭壬媳ＷC你思考的全面性。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，你可能一天當(dāng)中有很多事要處理，比如線上課程，學(xué)外語，帶娃，做家務(wù)，寫文章，參加活動(dòng)，和朋友聚會(huì)等等。把這些事都寫下來，可以記錄在筆記本上，也可以用思維導(dǎo)圖畫出來，或者用excel記錄。選擇一個(gè)最高效，最適合你的方式。

02 選出最重要的六件事，并進(jìn)行排序

人的每一天，時(shí)間精力都是有限的，你不可能去強(qiáng)迫自己完成所有的事。因?yàn)榈谝?，這樣做沒有辦法持久；第二，你把寶貴的時(shí)間精力平均分配到了所有的事情上面，產(chǎn)生的投資回報(bào)率，遠(yuǎn)不如你把它們投資到最有價(jià)值的事情上面。那么，怎么去選擇最重要的事呢？舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，比如你的工作對(duì)外語需求很高，而你目前的水平又達(dá)不到工作的期待，你迫切的需要自我提升，那么學(xué)外語，可能就是你今天的自由時(shí)間中，最重要的一件事?？偠灾阈枰獜哪阋惶斓男袆?dòng)清單中進(jìn)行取舍，篩選出最重要的六件事情，并按照重要順序?qū)λ鼈冞M(jìn)行排序。

03 按順序執(zhí)行

有了行動(dòng)項(xiàng)，有了行動(dòng)次序，接下來就是執(zhí)行。從第一個(gè)項(xiàng)目開始，把所有的精力都聚焦在這一件事情上面，不要去分心做別的事。當(dāng)徹底把這件事情完成之后，再開始第二個(gè)項(xiàng)目，周而復(fù)始，直到你完成了所有的事。

艾維利時(shí)間管理的故事講完了，我們從里面能學(xué)到什么呢？我的理解，艾維利時(shí)間管理的核心價(jià)值有兩點(diǎn)：

永遠(yuǎn)從最重要的事情做起，因?yàn)樗芙o你帶來最大的價(jià)值與回報(bào)

每次只做一件事情，去聚焦，去保持激光般的專注

其實(shí)這兩點(diǎn)思想，特別是第一點(diǎn)，和我們之前節(jié)目講到的內(nèi)容，以及我們做時(shí)間管理的價(jià)值觀是高度吻合的。我們要努力，要奮斗，但不提倡做無效的，低價(jià)值的苦干。一個(gè)人每天的精力就那么一點(diǎn)，你如果把它平攤在各種各樣的事情上，那它有能夠產(chǎn)生多少的價(jià)值呢？只有把時(shí)間的投資和努力精準(zhǔn)化，才能滾動(dòng)時(shí)間的復(fù)利雪球，撬動(dòng)人生最大的可能性。

GTD工作法

01

什么是GTD

GTD,是英文單詞get things done的首字母，翻譯過來，意思就是“搞定”，“把事情做完”。每天在我們大腦里都有成千上萬的想法，思路。如果把這些想法，思路比作飛機(jī)場(chǎng)里的飛機(jī)，那么我們的大腦就是指揮塔。每天有很多飛機(jī)等待使用跑道起飛。怎么去安排這些跑道，讓有著優(yōu)先，緊急任務(wù)的飛機(jī)先起飛，這個(gè)就是我們大腦需要思考的，也是我們研究時(shí)間管理的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。關(guān)于GTD工作法，它的核心思路即是搜集所有的任務(wù)，想法，然后對(duì)他們進(jìn)行分類，計(jì)劃，整理，最后執(zhí)行。用一套系統(tǒng)性的思路去管理機(jī)場(chǎng)的所有航班，讓它們能夠按照一個(gè)有序的計(jì)劃去起飛。

GTD工作法最適合的場(chǎng)景是在我們有很多事情需要處理，非常忙亂的時(shí)候。一旦忙亂，我們就很難將所有瑣碎的事情都記下來并井然有序的去執(zhí)行。經(jīng)常發(fā)生的情況是我們做了這件事，卻忘了另一件?；蛘咴谕瑯拥氖虑樯现貜?fù)做，同一個(gè)問題上不停打轉(zhuǎn)，但是從全局上來看，對(duì)整體工作的推動(dòng)卻非常有限。GTD的工作方法同樣也非常適合重度拖延癥患者。拖延癥患者之所以拖延，因?yàn)樗麄兊男睦锓e壓了很多事情，卻沒有一個(gè)明確的計(jì)劃對(duì)它們排序，并且執(zhí)行。反而是對(duì)這些事情產(chǎn)生了心理上的抵觸。

02

GTD能如何幫到我們

GTD之所以能夠幫我們解決上面的問題，在于這套體系能夠在兩個(gè)方面幫到我們。首先，它可以解放我們的大腦。很多時(shí)候我們的效率低下，就是因?yàn)槲覀兿氲锰?，做得太少。我們每天都在想要做什么事，在?guī)劃怎么去做這些事。而這些想法，思路占用了我們大腦大量?jī)?nèi)存，導(dǎo)致我們實(shí)際做得很少，也就不會(huì)有任何成果。而GTD這套方法，就是用一個(gè)系統(tǒng)化的流程，對(duì)我們大腦里的這些想法進(jìn)行梳理，并且把他們搬到大腦外的筆記本上，手機(jī)app上，起到解放我們大腦的內(nèi)存，讓我們的大腦能夠?qū)Ｗ⑷ミM(jìn)行思考的效果。

其次，GTD還可以幫我們提升執(zhí)行力。像剛才講到的，通過GTD的方法我們已經(jīng)把需要做什么事，怎么去做進(jìn)行了系統(tǒng)的梳理，并且生成了一張執(zhí)行的清單。一旦有了一個(gè)清晰的執(zhí)行計(jì)劃，下一步的工作就會(huì)非常簡(jiǎn)單，因?yàn)橹恍枰兆?，?zhí)行即可，效率，執(zhí)行能力都會(huì)大大提升。

03

如何執(zhí)行GTD

A搜集

GTD首先要求我們做的事，是將我們大腦里所有的想法，待辦的行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)行搜集，寫在一張紙上。不管他們是成熟的想法，不成熟的想法，都不要管。先把它們都寫下來。這樣做的好處是你的大腦不用再時(shí)時(shí)刻刻想著還有哪些事要做，要在什么時(shí)候去做。把大腦從“記憶”這個(gè)低級(jí)功能的壓力解放出來，而去專注于“思考”這個(gè)更高級(jí)的功能。

B整理

剛才我們提到，搜集到的信息有可能是五花八門的，有成熟的，有不成熟的。有可執(zhí)行的，有不可執(zhí)行的。同樣，可執(zhí)行的項(xiàng)目里面又可以重要緊急程度進(jìn)行劃分。所以，在整理這個(gè)步驟，我們需要將上一個(gè)步驟中搜集到的所有想法，行動(dòng)項(xiàng)按你的規(guī)則進(jìn)行整理，分類。這里我想引用一個(gè)我之前老板告訴我的比喻：如果把這些行動(dòng)項(xiàng)比作一份一份文件，那么在“整理”這個(gè)步驟里，你就需要把這些文件按照你自己制定的規(guī)則，放入到指定的文件柜當(dāng)中，為下一步行動(dòng)做好準(zhǔn)備。

C組織

組織這一個(gè)步驟是GTD工作法的一個(gè)核心，它也充當(dāng)起了整個(gè)GTD工作法中分析，思考的作用。當(dāng)我們把所有的信息，行動(dòng)項(xiàng)搜集，整理好了之后，就需要對(duì)這些行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)行分析，并且組織成為一個(gè)完整的行動(dòng)項(xiàng)計(jì)劃表。比如我們需要確認(rèn)，重點(diǎn)需要做的是哪些事？這些事會(huì)耗費(fèi)我們多少時(shí)間？我們這一天有多少時(shí)間能完成多少事？我們要怎么對(duì)這些事進(jìn)行排序？這些都是我們?cè)凇敖M織‘這一個(gè)步驟應(yīng)該思考的問題。

D回顧

就像我們走路的時(shí)候要不停看方向，才能確保不走偏一樣?！盎仡櫋斑@個(gè)步驟也是在驗(yàn)證我們制定的行動(dòng)計(jì)劃現(xiàn)行有效，我們的努力被用在了對(duì)的地方。在回顧的過程中，我們可能會(huì)發(fā)現(xiàn)你清單中的某項(xiàng)工作重要性，緊急性發(fā)生了改變，你需要將它的完成順序提前，或者是推遲。再比如，某個(gè)行動(dòng)項(xiàng)已經(jīng)過期了，你需要把它從清單中刪除。不管是每天也好，每周或者每月，定期對(duì)你的行動(dòng)項(xiàng)清單進(jìn)行回顧，能夠?qū)δ愕墓ぷ鞣较蚱鸬胶芎玫闹笇?dǎo)作用。

E執(zhí)行

前面四步所有的努力，都是為了最后的執(zhí)行。任何計(jì)劃做得再好，沒有執(zhí)行，也是空談。在執(zhí)行的過程當(dāng)中，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)之前制定的流程圖有很多不準(zhǔn)確的地方。比如一項(xiàng)工作，也許你計(jì)劃了4個(gè)小時(shí)，但是實(shí)際兩個(gè)小時(shí)就完成了。針對(duì)這樣的情況，你可以對(duì)之前制定的計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，校準(zhǔn)，以更加符合你目前的需求。我的經(jīng)驗(yàn)是隨著你不斷去制定計(jì)劃，去執(zhí)行，去重復(fù)GTD的循環(huán)，你的計(jì)劃能力會(huì)越發(fā)精準(zhǔn)。

時(shí)間管理中一個(gè)核心的內(nèi)容是你的時(shí)間投資在哪里，你就會(huì)在什么領(lǐng)域取得成就。不知道大家有沒有了解過一萬小時(shí)定律，就是說你把時(shí)間投資在什么領(lǐng)域，就會(huì)在什么領(lǐng)域取得成就。舉個(gè)例子，比如你從事本專業(yè)的工作，經(jīng)過10000小時(shí)錘煉之后你會(huì)成為這個(gè)領(lǐng)域的專家；如果你是一位競(jìng)技體育運(yùn)動(dòng)員，經(jīng)過一萬小時(shí)的訓(xùn)練你也會(huì)成為這項(xiàng)運(yùn)動(dòng)的達(dá)人。

01

一萬小時(shí)

那么一萬個(gè)小時(shí)究竟是一個(gè)什么概念呢？我們來簡(jiǎn)單計(jì)算一下。如果是你的主業(yè)，你一天可以在這個(gè)領(lǐng)域投資八個(gè)小時(shí)，那么你需要花接近5年的時(shí)間，才能完成這一萬個(gè)小時(shí)的投資，才能成為這個(gè)領(lǐng)域的專家；如果說這是你的副業(yè)，你每天可以投資兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域，那么你需要花接近14年的時(shí)間，才能完成這一萬個(gè)小時(shí)的投資，才能成為這個(gè)領(lǐng)域的精英。

那是不是說只要投資了這一萬個(gè)小時(shí)，你就一定可以在這個(gè)領(lǐng)域所向披靡了呢？答案是否定的。如果說任何人只要通過5年的工作，就可以成為這個(gè)領(lǐng)域的專家，那我們的世界豈不是要被專家包圍了？一萬個(gè)小時(shí)，只是一個(gè)人通往成功的必要條件，而非充分條件。以一萬個(gè)小時(shí)的投資，還必須同時(shí)滿足下面的一些條件：

02

刻意訓(xùn)練

所謂刻意訓(xùn)練，指的是一萬小時(shí)的積累，不應(yīng)該是簡(jiǎn)單的時(shí)間上的堆砌，而應(yīng)該是一個(gè)不斷突破自己舒適圈，一個(gè)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，不斷的持續(xù)改進(jìn)的過程，而非原地踏步踏。舉個(gè)例子，在練習(xí)游泳的時(shí)候，從不會(huì)游到會(huì)游，你會(huì)形成一套自己的游泳的姿勢(shì)。這個(gè)時(shí)候你的進(jìn)步是很快的，因?yàn)槟銓?shí)現(xiàn)了從零到一的突破。但在這之后，如果你的訓(xùn)練只是每次按照同樣的方法，節(jié)奏去游，那你只是在進(jìn)行簡(jiǎn)單的時(shí)間堆砌，很難在成績(jī)上取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)步。而要想把這一萬個(gè)小時(shí)的威力真正發(fā)揮出來，你必須確保這一萬個(gè)小時(shí)是一個(gè)持續(xù)進(jìn)步的過程。比如你需要去思考，我是不是能在現(xiàn)有的方法上進(jìn)行提升，比如劃水的姿勢(shì)，蹬腿的姿勢(shì)，換氣的頻率，我怎么去做相應(yīng)的改進(jìn)？相信游過泳的朋友會(huì)知道，這個(gè)過程其實(shí)是非常痛苦的，因?yàn)槟阋呀?jīng)形成了你自己固定的泳姿，你的肌肉已經(jīng)形成了記憶，一切都是那么自然而然。這個(gè)時(shí)候再讓你去做改變，甚至你都游不起來了。但如果沒有這樣的改變，你會(huì)很快進(jìn)入到速度的瓶頸，難以取得真正的成功。

不光是游泳，一萬小時(shí)的定律應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)，它的精髓都是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過程：從零到一，從不熟悉到熟悉，從不好到好，最終達(dá)到的效果是從量變到質(zhì)變。換一種理解，一萬小時(shí)定律講的其實(shí)就是一個(gè)不斷突破自己舒適圈，并且擴(kuò)大自己舒適圈的過程。到最后當(dāng)你發(fā)現(xiàn)在現(xiàn)在這個(gè)領(lǐng)域都是你的舒適圈，你在一個(gè)細(xì)節(jié)上都可以游刃有余的時(shí)候，那你也就成為了這個(gè)領(lǐng)域的精英。到了最后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)重要的并非是一萬小時(shí)這個(gè)數(shù)字，它可以是5000個(gè)小時(shí)，也可以是15000個(gè)小時(shí)，但重要的是你如何通過這個(gè)思路去做成一件事情的過程。

03

高度專注

一萬小時(shí)的投入，雖然讓我們有了基本的時(shí)間上的保障，但是真正在這件事上能取得什么樣的成果，同樣也取決于你在這一萬個(gè)小時(shí)的工作效率，如下面的公式：

回到剛才講的刻意訓(xùn)練。之所以很多人不愿意去進(jìn)行刻意訓(xùn)練，因?yàn)槲覀兊娜诵跃褪窍矚g簡(jiǎn)單的重復(fù)，而不愿意去開動(dòng)大腦思考一些額外的東西；因此你會(huì)發(fā)現(xiàn)，想要在這種可以訓(xùn)練的時(shí)候保證高專注度，是一件很困難的事。比如你要練習(xí)彈鋼琴，你很難專注的去彈上兩個(gè)小時(shí)，同時(shí)大腦保持思考，我應(yīng)該怎么去彈，能彈得更好，指法是怎么樣？力度如何？有沒有彈錯(cuò)的地方？等等。這個(gè)時(shí)候，大家可以去借助一些我們前面講到的時(shí)間管理工具，比如255工作法，幫助我們保持一個(gè)較高的專注。

04

時(shí)間開銷記錄

最后，在我們的日常生活中，大家也可以把生活中一些大的項(xiàng)目的時(shí)間開銷進(jìn)行記錄。我從15年開始就一直在記錄自己的時(shí)間開銷，到現(xiàn)在，唯一突破10000個(gè)小時(shí)的事就只有主業(yè)工作一個(gè)項(xiàng)目，但持續(xù)的記錄能讓我對(duì)自己的時(shí)間開銷有著更清晰的理解，我的時(shí)間都花在哪里？花在這上面的時(shí)間值不值？有沒有更好的時(shí)間投資的地方？通過記錄，我可以對(duì)時(shí)間的利用有著更好的計(jì)劃與管控。

文章來源公眾號(hào)【宇寬時(shí)間管理】


轉(zhuǎn)載原文地址：https://baijiahao.baidu.com/s?id=1689671290369187401

作者：宇寬時(shí)間管理

聲明：本文僅代表作者觀點(diǎn)，不代表本網(wǎng)站平臺(tái)立場(chǎng)